MANUALE DI REGISTRAZIONE
Introduzione
Il whistleblowing è uno strumento che consente ai dipendenti o terze parti (ad esempio i fornitori) di segnalare in modo riservato eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività lavorativa.
Il whistleblower (o segnalante) è la persona che individua un illecito o un'irregolarità, durante lo svolgimento delle proprie mansioni e decide di segnalarlo alla società o ente di appartenenza oppure ad un'autorità terza.
Le figure coinvolte sono:
• Segnalante (whistleblower): è il soggetto con informazioni utili allo scopo che invia la segnalazione.
• Responsabile: è il soggetto che gestisce la segnalazione.
• Collaboratore: soggetto nominato dal Responsabile che supporta l’attività del Responsabile.
Sicurezza e riservatezza del sistema
Questa piattaforma consente agli utenti di inviare una segnalazione in totale riservatezza. Le informazioni inserite nel sistema sono protette da cifratura e visualizzabili solo da chi invia la segnalazione e dal destinatario della segnalazione. Nessun altro soggetto non autorizzato può accedere ai contenuti o sapere che è stata inviata una segnalazione.
La segnalazione viene inviata al responsabile del whistleblowing in maniera anonima: all’interno della segnalazione non è presente il nome del segnalante. Solo il responsabile del whistleblowing ha la facoltà di associare la segnalazione al nome dell’utente che l’ha inviata. Questa azione viene notificata al segnalante in un’apposita area della segnalazione, insieme alla motivazione indicata dal responsabile.
Registrazione
Per effettuare la registrazione è necessario compilare i campi obbligatori ed inserire (se presenti) gli allegati richiesti, in particolare:
- Username: Indicare uno username necessario per l'accesso alla piattaforma, si può inserire un testo a piacere (si consiglia l'indirizzo email), oppure può essere generato tramite il pulsante "genera", che crea uno username casuale (si consiglia in questo caso di prenderne nota così come per la password).
- Email: inserire un indirizzo email. Non utilizzare indirizzi di posta certificata. Tale indirizzo è necessario per confermare la registrazione e per ricevere eventuali notifiche di sistema. L'indirizzo email non verrà visualizzato nelle segnalazioni, ne tantomeno comunicato al responsabile della gestione delle segnalazioni (RPCT, OdV, Etc.), in ogni caso si suggerisce di non utilizzare un indirizzo email aziendale.
- Password: inserire la password composta da almeno 8 caratteri di lunghezza. La password deve contenere tutti gli elementi richiesti. La password deve essere confermata nel campo successivo.
- Nome e Cognome: inserire il proprio nominativo. Il nominativo non è immediatamente visualizzato dal Responsabile che riceve la segnalazione. Il Responsabile ha la facoltà di identificare il Segnalante nei casi previsti dalla normativa e dal regolamento. Il Responsabile è tenuto alla riservatezza e segretezza dell'informazione, come previsto dalla normativa.
- Termini e Condizioni: è necessario prendere visione ed accettare i i termini e le condizioni proposte.
Cliccando sul pulsante "Registra" viene inviata una email all'indirizzo indicato, contenente il link per attivare l'account.
Cliccando sul link verrà attivato l'account.
Nota: se la email con il link non dovesse pervenire, verificare che non sia stata spostata nella cartella spam.