ÍNDICE
Introducción
Procedimiento y seguridad del sistema
Creación y envío de una denuncia
Seguir una denuncia
Mensajes
Tenga en cuenta que las denuncias realizadas de forma anónima, en función de la normativa disponible en las páginas de información de la plataforma, sólo podrán tenerse en cuenta en casos específicos.
Las denuncias, incluso si se envían de forma anónima en primera instancia, pueden integrarse posteriormente con los datos del denunciante con el objetivo de obtener tutela legal.
El presente procedimiento se entiende sin perjuicio de la responsabilidad penal y disciplinaria del denunciante en caso de denuncia calumniosa o difamatoria.
La plataforma para la gestión del Whistleblowing, Whistleblowing.Software, es el instrumento informático puesto a disposición de los denunciantes y del responsable del whistleblowing de organismos públicos o empresas privadas, con la finalidad de gestionar las denuncias de irregularidades o violaciones relacionadas con el modelo de organización y gestión.
Por Denunciantes se entienden los empleados, colaboradores o empleados de las sociedades proveedoras de bienes o servicios que realizan trabajos a favor de la entidad/empresa, los componentes de los órganos de la empresa, los colaboradores, los clientes, los socios, los asesores y, en general, los interesados en la empresa. Por Responsable se entiende un gerente o autoridad competente, como puede serlo el Compliance Officer o el Órgano de Control Interno; en general, el responsable es el sujeto que gestiona las denuncias.
De acuerdo con la legislación antes mencionada, Whistlblowing.Software permite regular los procedimientos destinados a incentivar y proteger las denuncias, permitiendo al personal de la entidad (pública o privada) enviar todas las comunicaciones con la garantía de total confidencialidad.
Las figuras involucradas son:
- Denunciante: sujeto con información útil para el propósito por el cual envía la denuncia.
- Responsable: es el sujeto que gestiona la denuncia.
- Colaborador: sujeto designado por el responsable para respaldar la actividad de este último.
En este contexto, el denunciante o whistleblower puede:
- Acceder al sistema de manera confidencial y segura de dos formas;
- Reservada: registrándose en el sistema para enviar una denuncia "nominativa y con tratamiento confidencial de la identidad";
- Anónima: enviando una denuncia sin efectuar el registro e identificación (esta opción puede no estar activa por decisión de la entidad)
- Introducir sus denuncias a través de un procedimiento intuitivo y fácil de cumplimentar;
- Rastrear la denuncia y visualizar el estado de procesamiento de la misma;
- Intercambiar mensajes con el responsable (visibles exclusivamente por el responsable y el denunciante);
- Intercambiar mensajes con el colaborador (visibles exclusivamente por el responsable, por el denunciante y por el colaborador interesado);
Recibir una notificación por correo electrónico respondiendo a su denuncia y a los mensajes (sólo usuarios registrados).
El denunciante, después de haber accedido a su área reservada, tiene la posibilidad de crear la denuncia introduciendo los datos y cualquier archivo adjunto, más tarde podrá integrar la información, responder a las solicitudes del responsable o sus colaboradores y seguir el progreso de su denuncia.
Todos los contenidos (denuncia, archivos adjuntos y mensajes) se archivan de forma cifrada y, por lo tanto, sólo son visibles para los usuarios que poseen las claves de descifrado necesarias, es decir, el mismo denunciante y los responsables.
Después de enviar una denuncia o un mensaje, el sistema envía un correo electrónico de notificación a los responsables involucrados en la denuncia y otro email informando sobre el éxito del envío al denunciante (la notificación al demandante podría no estar activa si la entidad así lo solicita o si se realiza una denuncia como usuario no registrado). Los correos electrónicos de notificación no contienen ningún elemento de la denuncia u otra información que pueda dar indicios sobre la identidad del denunciante.
El responsable puede interactuar con el denunciante y solicitar información o documentos adicionales a través del área de mensajes de manera anónima, es decir, sin conocer su identidad. Todas las comunicaciones posteriores a la denuncia permanecen en la plataforma, almacenadas de forma cifrada.
El responsable puede gestionar la denuncia de manera "anónima" ya que la identidad del denunciante no aparece en la misma. Sin embargo, como exige la normativa, tiene la posibilidad de conocer la identidad del denunciante a través de un procedimiento de seguridad.
Creación y envío de una denuncia
Para enviar una denuncia como usuario no registrado, acceda a la página de inicio y haga clic en Denuncia sin sinistro.
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La inclusión de la denuncia prevé la compilación de una serie campos, algunos de ellos obligatorios (los marcados con un asterisco rojo). Es posible insertar archivos adjuntos a través del botón correspondiente.
- Asunto: indicar el objeto o asunto de la denuncia de forma breve (obligatorio)
- Denunciante: elija la relación con la administración pública
- Naturaleza del ilícito : elija un tipo del menú desplegable
- Autores del delito/irregularidad: indique el autor o autores separando los nombres con una coma, un guión, etc. (Obligatorio)
- Personas involucradas: indique cualquier testigo u otras personas involucradas (opcional)
- Unidad(es) organizativa(s) de las partes involucradas: indique la unidad organizativa de referencia para los sucesos denunciados (obligatorio)
- Lugares donde se consumaron los delitos/irregularidades: indique la ubicación física donde ocurrió el suceso denunciado (obligatorio)
- Presunta fecha de inicio de los delitos/irregularidades: introduzca una fecha (obligatorio)
- Fecha de finalización de los delitos/irregularidades: introduzca una fecha (opcional)
- Mensaje: Describa los hechos de forma detallada, indicando toda la información útil (obligatorio). Es posible integrar posteriormente la denuncia utilizando el área de mensajes de la misma.
- Archivos adjuntos: es posible añadir adjuntos con un tamaño máximo de 15 MB (opcional)
Nota: Los nombres de los campos pueden diferir ligeramente dependiendo de la versión del software o de las personalizaciones para el cliente.
Es posible introducir el nombre (campo opcional).
Una vez que se ha creado la denuncia, es necesario tomar nota del código publicado por el sistema. A través de este código, es posible seguir el estado de la denuncia, integrarla y responder a cualquier solicitud de aclaración del responsable.
Seguir una denuncia
Desde la página de inicio, al hacer clic en "Buscar una denuncia", es posible ver una denuncia enviada y seguir el procedimiento o estado. Para hacerlo, introduzca la contraseña generada durante la creación y confirme introduciendo el código que se muestra en la imagen.
Una vez introducido el código, es posible seguir el estado de la denuncia, integrarla y responder a cualquier solicitud de aclaración del responsable.
Detalles de la denuncia
En la pestaña Detalles de la denuncia encontrará información introducida anteriormente. En esta pestaña es posible visualizar el estado de la denuncia
Mensajes
Cada denuncia tiene su propia sección de mensajes a través de la cual es posible agregar elementos adicionales. En la sección Mensajes es posible escribir un mensaje haciendo clic en Nuevo mensaje o responder a los recibidos haciendo clic en Responder.
Es posible enviar un mensaje desde esta área. El mensaje no se envía por correo electrónico y permanece en la plataforma.
Si en la denuncia participa algún colaborador del responsable, es posible elegir a quién enviar el mensaje. Seleccionando como destinatario al responsable (RPCT, Odc u otra persona designada), el mensaje se enviará exclusivamente a los responsables involucrados y no al colaborador; si se envía el mensaje al colaborador, este será visto tanto por el colaborador como por el responsable.