SOMMARIO
Introduzione
Procedura e sicurezza del sistema
Creazione e invio di una segnalazione
Seguire una segnalazione
Si informa che le segnalazioni effettuate in forma anonima, in base al regolamento disponibile nelle pagine informative della piattaforma, potrebbero essere prese in considerazione solo in casi peculiari e, comunque, non ai sensi della legge 30 novembre 2017, n. 179.
Le segnalazioni, anche se inviate in forma anonima in prima istanza, potranno essere successivamente integrate con le generalità del segnalante ai fini di acquisire l’eventuale tutela legale.
La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del Segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice Penale e dell’art 2043 del Codice Civile.
La piattaforma per la gestione del Whistleblowing, SEGNALAZIONI.NET, è lo strumento informatico messo a disposizione dei Segnalanti e del Responsabile del Whistleblowing di Enti Pubblici o Aziende Private, finalizzato a gestire le segnalazioni di illeciti o di violazioni relative al modello di organizzazione e gestione.
Per Segnalanti si intendono i dipendenti, i collaboratori o i dipendenti di società delle imprese fornitrici di beni o servizi che realizzino opere a favore dell’Ente/Azienda, i componenti degli organi societari, i collaboratori, i clienti, i partner, i consulenti e, in generale, gli stakeholder della società, mentre per Responsabile si intende un dirigente o una autorità competente come può essere il Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT), l'Organismo di Vigilanza (ODV), il Responsabile della Compliance, Comitato Etico etc.; in generale, il Responsabile è il soggetto che gestisce le segnalazioni.
In linea con il dettato normativo, Segnalazioni.net consente di regolamentare le procedure atte ad incentivare e proteggere le segnalazioni, permettendo agli operatori dell’Ente (pubblico o privato) di inviare tutte le comunicazioni con la garanzia di estrema riservatezza.
Le figure coinvolte sono:
- Segnalante: è il soggetto con informazioni utili allo scopo che invia la segnalazione.
- Responsabile: è il soggetto che gestisce la segnalazione.
- Collaboratore: soggetto nominato dal Responsabile che supporta l’attività del Responsabile.
In questo contesto il Segnalante o whistleblower può:
- Accedere in maniera riservata e sicura al sistema in due modalità;
- Riservata: registrandosi al sistema per l’invio di una segnalazione “nominativa e con gestione dell’identità riservata”;
- Anonima: inviare una segnalazione senza registrazione e identificazione (tale opzione può non essere attiva per scelta dell'ente)
- Inserire le proprie segnalazioni tramite una procedura intuitiva e di facile compilazione;
- Seguire la segnalazione e visualizzare lo stato di lavorazione della segnalazione;
- Scambiare messaggi con il Responsabile (visualizzabili esclusivamente dal Responsabile e dal Segnalante);
- Scambiare messaggi con il Collaboratore (visualizzabili esclusivamente dal Responsabile, dal Segnalante e dal Collaboratore interessato)
- Ricevere via email un avviso di risposta alla propria segnalazione e ai messaggi (solo utenti registrati).
Il Segnalante dopo aver effettuato l'accesso alla sua area riservata ha la possibilità di creare la segnalazione inserendo i dati ed eventuali allegati, in un secondo momento ha la possibilità di integrare le informazioni, rispondere alle richieste del Responsabile o suoi Collaboratori e seguire l’andamento della propria segnalazione.
Tutti i contenuti (segnalazione, allegati e messaggi) sono archiviati in modo criptato e sono quindi visibili solo agli utenti che hanno le chiavi di decifratura necessarie, ovvero il Segnalante stesso e i Responsabili.
Dopo l'invio di una segnalazione o di un messaggio il sistema invia una email di notifica ai Responsabili coinvolti nella segnalazione e una di avvenuto invio al Segnalante stesso (la notifica al Segnalante potrebbe essere non attiva se richiesto dall'Ente o se si effettua una segnalazione come utente non registrato). Le email di notifica non contengono nessun elemento della segnalazione e nessun elemento che possa indicare l'identità del Segnalante.
Il Responsabile può interagire con il Segnalante e richiedere ulteriori informazioni o documenti, tramite l’area messaggi anche in maniera spersonalizzata, ovvero senza conoscerne l'identità. Tutte le comunicazioni successive alla segnalazione restano all'interno della piattaforma, archiviate in maniera criptata.
Il Responsabile può gestire la segnalazione in maniera "anonima" in quanto l'identità del segnalante non è all'interno della segnalazione. Tuttavia, come previsto dalla normativa ha la possibilità di visualizzare l'identità del Segnalante tramite una procedura di sicurezza.
Creazione e invio di una segnalazione
Per inserire una segnalazione come utente non registrato è necessario accedere alla homepage e cliccare Effettua una Segnalazione.
L’inserimento della segnalazione prevede la compilazione di una serie di campi alcuni dei quali obbligatori (quelli contrassegnati dall’asterisco rosso). È Possibile inserire degli allegati attraverso il pulsante apposito.
- Oggetto: indicare brevemente l'oggetto della segnalazione (obbligatorio)
- Tipologia Segnalante: scegliere il rapporto con la pubblica amministrazione
- Natura illecito: scegliere una tipologia dal menu a tendina
- Autori illecito: indicare l'autore o gli autori separando i nominativi tramite la virgola, un trattino, etc. (obbligatorio)
- Persone Coinvolte: indicare eventuali testimoni o altre persone coinvolte (opzionale)
- Unità Organizzativa/e dei soggetti coinvolti: indicare l’unità organizzativa di riferimento per gli eventi segnalati (obbligatorio)
- Luoghi in cui si sono consumati gli illeciti: indicare il luogo fisico in cui è avvenuto il fatto segnalato (obbligatorio)
- Data presunta Inizio Illeciti: indicare una data (obbligatorio)
- Data Fine Illeciti: indicare una data (opzionale)
- Messaggio: descrivere in maniera dettagliata i fatti, indicando tutte le informazioni utili (obbligatorio). E' possibile integrare successivamente la segnalazione utilizzando l'area messaggi della segnalazione stessa.
- Allegati: è possibile inserire degli allegati di dimensione massima pari a 15MB (opzionale)
N.B. I nomi dei campi potrebbero differire lievemente in base alla versione del software o a particolari personalizzazioni.
Seguire una segnalazione
Dalla homepage, cliccando su "Cerca una segnalazione", è possibile visualizzare una segnalazione inviata e seguirne l'iter. Per farlo è necessario inserire la password generata durante la creazione e confermare inserendo il codice visualizzato nell'immagine.
Una volta inserito il codice è possibile seguire lo stato della segnalazione, integrarla e rispondere ad eventuali richieste di chiarimento da parte del Responsabile.
Dettaglio segnalazione
Nella scheda Dettaglio segnalazione sono presenti le informazioni precedentemente inserite. In questa scheda è possibile prendere visione dello stato della segnalazione
Messaggi
Ogni segnalazione ha una sua sezione per la messaggistica tramite la quale è possibile inserire ulteriori elementi. Nella sezione Messaggi è possibile inserire un messaggio cliccando su Nuovo Messaggio o rispondere a quelli ricevuti cliccando su Rispondi.
E' possibile inviare un messaggio da questa area. Il messaggio non viene inviato via mail e resta all'interno della piattaforma.
Se nella segnalazione sono coinvolti eventuali Collaboratori del Responsabile, è possibile scegliere a chi inviare il messaggio. Selezionando come destinatario il Responsabile (RPCT, Odv, o altre figure preposte) il messaggio verrà inviato esclusivamente ai Responsabili coinvolti e non al Collaboratore; se si invia il messaggio al Collaboratore, questo verrà visualizzato sia dal Collaboratore che dal Responsabile.