TARTALOM
Bevezető
Rendszerbiztonság és titoktartás
Bejelentés küldése
Bejelentés státusza
Profil szerkesztése
Bevezető
A bejelentés egy olyan folyamat, amely lehetÅ‘vé teszi a munkavállalók vagy harmadik felek (pl. beszállítók) számára, hogy bizalmasan jelentsék a munkavégzés vagy együttműködés során tapasztalt szabálytalanságot.
A bejelentÅ‘ az a személy, aki feladatai ellátása során szabálytalanságot vagy visszaélést észlel, és úgy dönt, hogy jelenti azt az érintett vállalatnak vagy szervezetnek.
Érintett személyek köre:
- Whistleblower/bejelentÅ‘: az a személy, aki az általa bejelentett ügy körülményeirÅ‘l információt szolgáltat
- Ügy kezelÅ‘je: az a személy, aki a bejelentést kezeli.
- EgyüttműködÅ‘ fél: az ügy kezelÅ‘je által kijelölt személy, aki támogatja a kivizsgálást.
Rendszerbiztonság és titoktartás
Ez a platform lehetÅ‘vé teszi a felhasználók számára, hogy a bejelentésüket teljes titoktartás mellett továbbítsák. A rendszerbe bevitt információk titkosítással vannak ellátva, és csak a bejelentÅ‘ és az ügy kezelÅ‘je láthatja. Illetéktelen felek nem férhetnek hozzá a tartalomhoz, és nem tudhatnak arról, hogy bejelentés érkezett. Névtelen bejelentés esetén a személyazonosság felfedésére nincs lehetÅ‘ség.
A bejelentés az Ön nevének felfedése nélkül kerül az ügyet kezelÅ‘ személyhez, akkor is ha a bejelentést névvel tette meg. Ebben az esetben azonban az ügy kezelÅ‘jének lehetÅ‘sége van a személyazonossága felfedéséhez, amennyiben elengedhetetlen az ügy kivizsgálása szempontjából. ErrÅ‘l a lépésrÅ‘l a bejelentÅ‘ rendszerüzenetet kap, melyben az indoklás szükségessége is megjelölésre kerül.
Bejelentés küldése
A bejelentés elküldéséhez a csillaggal jelölt összes kötelezÅ‘ mezÅ‘t szükséges kitölteni.
A bejelentés alján találja az Adatvédelmi szabályzatot, melynek az elolvasását meg kell erÅ‘sítenie.
A bejelentések beküldésekor lehetÅ‘ség van dokumentumok csatolására is. A dokumentum tulajdonságok, más néven metaadatok olyan részletekbÅ‘l állnak, amelyek leírják vagy lehetÅ‘vé teszik a fájl azonosítását. Olyan adatokat tartalmaznak, mint például a dokumentum címe, a szerzÅ‘ neve, a tárgy és a dokumentum tárgyának vagy tartalmának azonosítására szolgáló kulcsszavak.
Ezért a nagyobb biztonság érdekében a következÅ‘ket javasoljuk:
- a bejelentett eset leírásában ne szerepeljenek olyan személyes adatok, amelyek alapján visszakövetkeztethetnénk személyazonosságára;
- ne használjon céges e-mail címet a regisztrációhoz vagy a rendszerbÅ‘l érkezÅ‘ értesítések fogadásához;
- ne küldjön bejelentést a munkaállomásáról;
- ha mellékleteket is küld, ne feledje, hogy azok metaadatai személyes adatokat is tartalmazhatnak.
Az „elrejtendÅ‘" személyes információk eltávolításához a kijelölt fájlon kattintson a jobb egér gombra, és válassza a "Tulajdonságok" opciót. A felugró ablakban a részletek (Details) fülre kattintva, legalul megjelenik a személyes adatok eltávolításához szükséges link (piros keretben a
lenti ábrán), melynek segítségével eltávolíthatja a nem kívánt adatokat.
A bejelentés beküldése után, amennyiben az értesítés funkció aktiválásra került, e-mailben kap visszaigazolást.
Bejelentés státusza
A rendszer e-mailen keresztüli kommunikációs csatornát használ, így amennyiben az ügy kezelÅ‘je pontosítást kér, Önt e-mailben értesítik. Egyes esetekben az értesítési funkció kikapcsolható, így ha nem kap értesítést, javasoljuk, hogy rendszeresen lépjen be a jelentéséhez kapott azonosítási kóddal, hogy megnézhesse a bejelentés státuszát, vagy elolvassa az ügy kezelÅ‘jének esetleges kérdéseit és kéréseit. A felületre a „kövesse a bejelentés státuszát” funkción keresztül tud eljutni.
A bejelentésre kattintva eljuthat az információs felületre. Ebben a részben információkat talál a "feldolgozási állapotról" és a bejelentést kezelÅ‘ személyekrÅ‘l, azaz az „ügy kezelÅ‘irÅ‘l”. A bejelentést kivizsgáló személyek a vállalat Compliance területén dolgoznak.
Ha új információt szeretne hozzáadni a már beküldött bejelentéséhez, nem szükséges új bejelentést küldeni, hanem használja a már elküldött bejelentés "üzenetek" felületét.
Amennyiben az ügy kezelÅ‘je szükségesnek ítéli meg a bejelentÅ‘ személyazonosságának megjelenítését, akkor az "információ" résznél megjelenik a "megjelenített személyazonosság" felirat, az ezzel kapcsolatos indoklással együtt.
Ez azonban csak abban az esetben lehetséges, amennyiben névvel együtt küldte a bejelentést.
Ha az ügy kezelÅ‘je levelet küld Önnek, akkor azt a bejelentésen belül az "üzenetek" fülön fogja látni. Az üzenetre kattintva elolvashatja a teljes tartalmat, illetve új üzenetet hozhat létre, új információkat adhat a bejelentéséhez, vagy válaszolhat az ügy kezelÅ‘inek üzeneteire.
Fontos: Amennyiben az eset lezárásra került (lezárt státusz), további üzenet küldése nem lehetséges.
Profil szerkesztése
Amennyiben regisztrált a felületen, a profilját a jobb felsÅ‘ sarokban lévÅ‘ névre kattintva tudja szerkeszteni a beállítások szerkesztése (Settings) funkció segítségével.
Ezen keresztül tudja megváltoztatni személyes adatait, a felület nyelvét, a jelszavát, és engedélyezheti a kétfaktoros hitelesítést (bejelentkezéskor e-mailben kap egy biztonsági kódot, amelyet egy jelölÅ‘négyzetbe kell beírnia, hogy ellenÅ‘rizze személyazonosságát).