SOMMARIO
Introduzione
Sicurezza e riservatezza del sistema
Inviare una segnalazione
Stato della segnalazione
Modifica del profilo
Segnalazione vocale
Il whistleblowing è uno strumento che consente ai dipendenti o terze parti (ad esempio i fornitori) di segnalare in modo riservato eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività lavorativa.
Il whistleblower (o segnalante) è la persona che individua un illecito o un'irregolarità, durante lo svolgimento delle proprie mansioni e decide di segnalarlo alla società o ente di appartenenza oppure ad un'autorità terza.
Le figure coinvolte sono:
• Segnalante (whistleblower): è il soggetto con informazioni utili allo scopo che invia la segnalazione.
• Responsabile: è il soggetto che gestisce la segnalazione.
• Collaboratore: soggetto nominato dal Responsabile che supporta l’attività del Responsabile.
Questa piattaforma consente agli utenti di inviare una segnalazione in totale riservatezza. Le informazioni inserite nel sistema sono protette da cifratura e visualizzabili solo da chi invia la segnalazione e dal destinatario della segnalazione. Nessun altro soggetto non autorizzato può accedere ai contenuti o sapere che è stata inviata una segnalazione.
La segnalazione viene inviata al responsabile del whistleblowing in maniera anonima: all’interno della segnalazione non è presente il nome del segnalante. Solo il responsabile del whistleblowing ha la facoltà di associare la segnalazione al nome dell’utente che l’ha inviata. Questa azione viene notificata al segnalante in un’apposita area della segnalazione, insieme alla motivazione indicata dal responsabile.
Per inviare una segnalazione è necessario compilare tutti i campi obbligatori che sono contrassegnati da un asterisco.
In fondo alla segnalazione troverai l’informativa sulla privacy e dovrai confermare la lettura.
Per maggior riservatezza ti suggeriamo di:
• non inserire dati personali che potrebbero far risalire alla tua identità nella descrizione del fatto segnalato;
• non utilizzare un indirizzo email aziendale per la registrazione o per ricevere notifiche dal sistema;
• non inviare una segnalazione dalla tua postazione di lavoro;
• Se inserisci degli allegati ricorda che potrebbero contenere dati personali anche nei metadati1.
Per eliminare le informazioni personali "nascoste" da un file, fai un click con il tasto destro del mouse e seleziona la voce “Proprietà”. Per ulteriori informazioni su questo argomento, consigliamo una ricerca sulla rete Internet.
Dopo l’invio, se il responsabile del whistleblowing ha abilitato il sistema di notifiche, riceverai una conferma via email.
1 Le proprietà del documento, note anche come metadati, sono costituite da dettagli che descrivono o consentono di identificare un file. Includono dettagli quali il titolo, il nome dell'autore, l'oggetto e le parole chiave per l'identificazione dell'argomento o del contenuto del documento.
Stato della segnalazione
Solitamente è attivo un sistema di notifica via email, quindi nel caso in cui il responsabile richieda dei chiarimenti verrai avvisato via email. In alcuni casi il sistema di notifiche potrebbe essere disabilitato, pertanto, se non ricevi notifiche, ti consigliamo di accedere periodicamente alla segnalazione per visualizzare lo stato o per leggere eventuali richieste del responsabile.
Se vuoi aggiungere delle informazioni non inviare una nuova segnalazione, ma utilizza l’area “messaggi” della segnalazione già inviata.
Cliccando sulla segnalazione si accede al fascicolo. In questa sezione trovi le informazioni relative allo “stato di lavorazione” e alle persone che hanno preso in carico la tua segnalazione “responsabili della segnalazione" (potresti trovare i nominativi o semplicemente dei ruoli).
Nel caso in cui il responsabile decida di visualizzare l’identità del segnalante, troverai nelle “informazioni” della segnalazione un avviso “identità visualizzata” con la motivazione.
Se il responsabile del whistleblowing ti invia una richiesta di chiarimenti troverai un “messaggio” all’interno del fascicolo, nella sezione “messaggi”.
Clicca sull'anteprima del messaggio per leggere tutto il contenuto.
Nell'area messaggi puoi creare un nuovo messaggio per aggiungere nuove informazioni oppure rispondere ai missaggi degli altri utenti che hanno in carico la tua segnalazione.
Nota: se lo stato della segnalazione è “chiusa”, non puoi più inviare messaggi.
Cliccando sul nome in alto a destra puoi modificare i dati del tuo profilo e le preferenze.
Puoi modificare le tue informazioni personali, la password e abilitare l’autenticazione a due fattori (All'accesso ti verrà inviato un codice di sicurezza via e-mail da inserire in un campo di controllo per verificare la tua identità)
Segnalazione Vocale
Nelle piattaforme in cui è previsto, è possibile inviare una segnalazione vocale.
Sarà necessario indicare solo i campi obbligatori (Tipologia di illecito e se previsto Società interessata), ed eventualmente i campi relativi all'identità.
Avviare la registrazione e dettagliare il fatto da segnalare, indicando anche date, luoghi, autori e altri soggetti coinvolti.
E' possibile riascoltare il messaggio ed eventualmente eliminarlo.
Il sistema provvede a distorcere l'audio in modo tale da rendere non riconiscibile la voce del segnalante. Il responsabile della segnalazione ha la possibilità di trascrivere la segnalazione. E' possibile richiedere una revisione della trascrizione dall'area messaggi.